Nicht alles, was jemand einträgt, gilt sofort. Zwei Dinge brauchen eine Freigabe: Abwesenheiten — Urlaub, Schulung und Ähnliches — und rückwirkende Zeiteinträge, die älter als zwei Tage sind. Beides sammelt sich im Prüfmodus, und dort wird beides entschieden.
Wo Sie hinkommen
In der Zeiterfassung sitzt rechts oben ein oranger Knopf mit einer Zahl — „6 Anträge“ zum Beispiel. Die Zahl ist die Menge der offenen Vorgänge über alle Mitarbeitenden. Ein Klick öffnet den Prüfmodus. Denselben Bestand finden Sie auf der Übersicht im Abschnitt „Anträge“ — es sind dieselben Daten, nur anders dargestellt.
Was in der Liste steht
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Mitarbeiter | Wer den Antrag gestellt hat. |
| Art | „Abwesenheit“ oder ein rückwirkender Zeiteintrag. |
| Datum | Der Tag, um den es geht — nicht der Tag der Eingabe. |
| Projekt / Kategorie | Bei Abwesenheiten die Kategorie (Urlaub, Schulung …), bei Arbeitszeiten das Projekt. |
| Dauer | Bei Tagespauschalen das Tagessoll, bei Zeiteinträgen die erfasste Spanne. |
| Kommentar | Die Begründung, zum Beispiel „Urlaubsantrag“ oder „Zeit vergessen“. |
| Aktion | ✓ Freigeben und ✗ Ablehnen. |
Mit „← Zurück zur Zeiterfassung“ verlassen Sie den Prüfmodus wieder.
Freigeben und Ablehnen — was danach passiert
Freigeben macht den Eintrag gültig. Ab diesem Moment zählt er: in den Summen, im Arbeitszeitkonto und — bei Urlaub — im Urlaubsstand der Person. Vorher tut er das nicht; ein beantragter Urlaubstag ist noch kein genommener.
Ablehnen streicht den Eintrag. Die betroffene Person sieht das auf ihrer Übersicht als roten Eintrag in „Bearbeitungen am Konto“, mit Datum und Kategorie. Die Entscheidung verschwindet also nicht still — und genau deshalb lohnt eine kurze mündliche Erklärung neben dem Klick.
Zusammenhängende Tage
Beantragt jemand eine Woche Urlaub, entsteht ein Eintrag je Werktag. Im Prüfmodus stehen sie als einzelne Zeilen — Sie könnten also theoretisch drei Tage genehmigen und zwei ablehnen. Auf der Übersicht werden zusammenhängende Tage derselben Person dagegen zu einer Zeile gebündelt („vom 26.07. bis 27.07. (2 Tage)“), und eine Entscheidung gilt für den ganzen Block. Für Urlaubsanträge ist der Weg über die Übersicht daher meist der richtige, für einzelne Nachträge der Prüfmodus.
Die Zwei-Tage-Regel
Zeiten der letzten zwei Tage darf jede und jeder frei eintragen und ändern. Alles Ältere wird beim Speichern automatisch zum Antrag — die eintragende Person sieht dabei den Hinweis „Nachtragspflicht. Eintrag wartet auf Freigabe“.
Der Sinn ist nicht Misstrauen, sondern Nachvollziehbarkeit: Bei einer Prüfung lässt sich unterscheiden, was zeitnah erfasst und was nachgetragen wurde. Die Frist ist eine Einstellung Ihrer Firma — wer sie auf 0 setzt, macht jeden Nachtrag genehmigungspflichtig; wer sie auf 7 setzt, gibt eine ganze Woche frei.
Krankmeldungen sind ausgenommen. Sie gelten sofort, auch rückwirkend, und tauchen hier gar nicht erst auf. Eine Krankmeldung ist eine Mitteilung, kein Antrag — die Verwaltung sieht sie im Kalender.
Wer darf freigeben?
Das Genehmigungsrecht hängt an der Rolle, nicht am Rang. Im Auslieferungszustand haben es Admin, Service-Admin, Buchhaltung, Personalabteilung, Führungskraft und Bauleiter; Mitarbeitende haben es nicht. Unter Rechte lässt sich das je Firma anpassen.
Ein Unterschied, der oft für Verwirrung sorgt: Den Abschnitt „Anträge“ auf der Übersicht sehen nur Admin, Service-Admin und Personalabteilung. Führungskräfte und Bauleiter genehmigen über den orangen Knopf in der Zeiterfassung und über den Kalender.
Typische Stolpersteine
- Die Zahl auf dem Knopf ändert sich nach einer Entscheidung nicht sofort. Sie bezieht sich auf die geladenen Daten; ein Seitenwechsel oder Neuladen bringt sie auf Stand.
- Ein Urlaubsantrag ist genehmigt, der Urlaubsstand stimmt trotzdem nicht. Feiertage innerhalb des Zeitraums verbrauchen keinen Urlaubstag — das ist gewollt.
- Ein Antrag taucht nicht auf. Krankmeldungen brauchen keine Freigabe. Und Zeiten der letzten zwei Tage sind ohnehin frei.
- Versehentlich abgelehnt. Der Eintrag ist gestrichen, aber nicht verloren: Die betroffene Person kann ihn neu eintragen — oder Sie tragen ihn über die Mitarbeiterauswahl selbst nach.
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- Zeiten eintragen — wie ein Nachtrag überhaupt entsteht.
- Der Jahreskalender — der übliche Weg, Urlaub zu beantragen.
- Die Zeiterfassung im Überblick