Die Zeiterfassung ist der Bereich, in dem Sie die meiste Zeit verbringen werden. Sie sieht auf den ersten Blick nach viel aus — vier Reiter, ein Antragszähler, ein Export-Knopf —, ist aber schnell erklärt: Es sind vier Blickwinkel auf dieselben Daten. Sie tragen eine Zeit einmal ein und sehen sie danach im Kalender, in der Wochenmatrix, in der Monatsübersicht und im Jahreskalender wieder.
Dieser Artikel zeigt, welche Ansicht wofür gedacht ist. Jede hat ihre eigene ausführliche Anleitung, die am Ende jedes Abschnitts verlinkt ist.
Die Kopfleiste
Was dort steht, hängt an Ihren Rechten:
- Mitarbeiter-Auswahl (nur Verwaltung) — schaltet die gesamte Zeiterfassung auf eine andere Person um. Alles, was Sie danach sehen und eintragen, gehört dieser Person.
- Die vier Reiter — Kalender, Wochenmatrix, Monatsübersicht, Jahreskalender. Sie wechseln nur die Darstellung, nie die Daten.
- Export (PDF) — druckfertige Fassung der gerade gewählten Woche bzw. des gewählten Monats.
- Antragszähler (nur mit Genehmigungsrecht) — der orange Knopf mit der Zahl führt in den Prüfmodus.
- Timer unten rechts — die Stoppuhr, von jeder Seite aus erreichbar.
Welche Ansicht wofür?
| Ansicht | Gut für | Nicht gedacht für |
|---|---|---|
| Kalender | Eintragen und Nachtragen. Ein Klick auf einen Tag öffnet das Eingabefenster. In der Wochenansicht sehen Sie die Lage der Zeiten im Tagesverlauf. | Summen und Auswertung |
| Wochenmatrix | Der schnelle Wochenblick: eine Zeile je Projekt, eine Spalte je Tag, Summen darunter. Die übliche Ansicht am Freitagnachmittag. | Uhrzeiten — die Matrix zeigt Stunden, keine Zeitpunkte |
| Monatsübersicht | Monatsabschluss, Kontrolle Tag für Tag, PDF für Lohn oder Kunde, Sprung in den Leistungsnachweis. | Schnelles Eintragen |
| Jahreskalender | Abwesenheiten planen und längere Zeiträume am Stück eintragen — mit der Maus über die Tage ziehen. | Stunden, Summen, einzelne Uhrzeiten |
Der schnellste Weg zu Ihrem Ziel
Ich will meine Stunden von gestern eintragen.
Kalender öffnen, auf den Tag klicken, Zeitspanne eintragen, speichern. → Zeiten eintragen — das Eingabefenster Schritt für Schritt
Ich fange jetzt an zu arbeiten und will nicht rechnen.
Timer starten, am Ende stoppen — der Eintrag entsteht von selbst. → Der Live-Timer — Zeit mitlaufen lassen statt nachrechnen
Ich will sehen, wie meine Woche steht.
Wochenmatrix: Soll, Ist, abrechenbar, Pausen und Wartendes auf einen Blick. → Die Wochenmatrix — eine Woche auf einen Blick
Ich mache den Monat fertig.
Monatsübersicht: Tagesliste, Saldo, PDF, Leistungsnachweis. → Die Monatsübersicht — Summen, Tagesliste und PDF
Ich plane Urlaub oder trage eine ganze Woche Krankheit ein.
Jahreskalender: Zeitraum ziehen, Kategorie wählen, fertig. → Der Jahreskalender — das ganze Jahr auf einer Seite
Ich muss Anträge freigeben.
Der orange Knopf mit der Zahl. → Anträge prüfen und freigeben — der Prüfmodus
Drei Regeln, die überall gelten
- Die Reiter merken sich, wen Sie ansehen. Haben Sie als Verwaltung eine Person ausgewählt, bleibt sie beim Wechsel zwischen Kalender, Matrix und Monat ausgewählt. Ein Blick auf das Auswahlfeld vor dem Eintragen erspart Ihnen den Eintrag auf der falschen Person.
- Zeiten der letzten zwei Tage sind frei bearbeitbar. Alles, was älter ist, wird beim Speichern zum Antrag und wartet auf Freigabe. Die Frist lässt sich je Firma ändern, Krankmeldungen sind ausgenommen.
- Was Sie sehen, richtet sich nach Ihren Rechten. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten, die Verwaltung die aller. Welche Rolle was darf, steht in der Anleitung zur Übersicht.
Zum Ausprobieren
Alle Bilder in dieser Anleitungsreihe stammen aus der öffentlichen Live-Demo auf synergy-time.de. Sie können dort ohne Anmeldung jeden Reiter anklicken; gespeichert wird nichts.