Das Audit-Protokoll — wer wann was geändert hat

Das Audit-Protokoll ist die Antwort auf die Frage, die im Ernstfall zählt: Wer hat wann was geändert — und ist das Protokoll seitdem unangetastet? Es zeichnet sicherheits- und arbeitszeitrelevante Vorgänge auf und kann seine eigene Unversehrtheit nachweisen.

Sie finden es als eingerückten Unterpunkt unter Rechnungen in der linken Leiste.

Gleich zu Beginn steht ein Satz, den man ernst nehmen sollte: Hinweise sind keine abschließende juristische Bewertung. Das Protokoll liefert Tatsachen, keine Rechtsauskunft.

Die Filter

• Von und Bis — der Zeitraum.
• Kategorie — Zeitbuchung, Pause, Korrektur/Genehmigung, Arbeitszeitregel, MA-Einstellung, Berechtigung, Abrechnung/Export, Audit-Zugriff, System.
• Ergebnis — success, failure oder denied.
• Suche — Freitext.
• nur Auffälligkeiten und nachträglich geändert — zwei Häkchen, die aus tausenden Zeilen die interessanten machen.

Zwei Kategorien verdienen einen zweiten Blick: Berechtigung zeigt Änderungen an Rollen und Rechten, Audit-Zugriff protokolliert, wer ins Protokoll geschaut hat. Auch das Nachsehen wird also nachgehalten.

Das Ergebnis denied ist das interessanteste: Es zeigt Versuche, die abgewiesen wurden — jemand wollte etwas tun, durfte es aber nicht. Häufen sich solche Zeilen, sind entweder die Rechte zu eng geschnitten oder jemand versucht etwas, das er nicht soll.

Die Spalten

Spalte	Inhalt
Zeitpunkt	Wann der Vorgang stattfand.
Ausführender	Wer gehandelt hat.
Betroffener MA	Wessen Daten betroffen waren — bei fremden Eingriffen der entscheidende Unterschied.
Kategorie und Aktion	Was getan wurde.
Arbeitstag	Auf welchen Tag sich der Vorgang bezieht — nicht identisch mit dem Zeitpunkt der Änderung.
Objekt	Der betroffene Datensatz.
Ergebnis	OK, fehlgeschlagen oder verweigert.
Quelle	Woher der Vorgang kam, etwa api.
Auffälligkeiten	Automatische Hinweise, z. B. auf nachträgliche Änderungen.
Integrität	intakt — oder eben nicht.

Die Trennung von Zeitpunkt und Arbeitstag ist der Kern der ganzen Sache: Sie macht sichtbar, dass eine Zeit für den 3. Juli am 28. Juli eingetragen wurde. Genau darum geht es bei einer Prüfung nach dem Arbeitszeitgesetz.

Integrität prüfen

Der Knopf Integrität prüfen ist das, was ein Audit-Protokoll von einer Liste unterscheidet. Er rechnet nach, ob die Einträge seit ihrer Entstehung unverändert sind — jede Zeile trägt eine Prüfsumme, die auf der vorherigen aufbaut. Wer nachträglich eine Zeile ändert oder entfernt, bricht die Kette, und die Spalte Integrität zeigt es.

Praktisch heißt das: Das Protokoll kann beweisen, dass es nicht manipuliert wurde. Ohne diese Eigenschaft wäre es im Streitfall wenig wert.

Exportieren

• CSV — für Tabellenkalkulation und die eigene Durchsicht.
• JSONL — zeilenweise Rohdaten für die Weiterverarbeitung, etwa durch eine Prüfsoftware oder das Sicherheitsteam.

Beide exportieren die gefilterte Ansicht. Und beide Vorgänge stehen anschließend selbst im Protokoll.

Wer darf hinein?

Drei getrennte Rechte in der Rechtematrix: Audit-Protokoll einsehen, exportieren und Integrität prüfen. Die Trennung ist gewollt — Einsehen dürfen ist etwas anderes, als Daten aus dem Haus tragen zu dürfen.

Wann man hier nachsieht

• Eine Zeit hat sich „von selbst“ geändert. Kategorie Korrektur/Genehmigung, Zeitraum eingrenzen — der Ausführende steht in der Zeile.
• Jemand hat plötzlich mehr Rechte. Kategorie Berechtigung.
• Vor einer Prüfung. Häkchen „nachträglich geändert“ setzen und den Zeitraum auf den Prüfungszeitraum stellen.
• Nach einem Verdacht. Ergebnis denied filtern.

Typische Stolpersteine

• Das Protokoll ist fast leer. Es beginnt mit seiner Einführung — ältere Vorgänge stehen nicht darin.
• Ein erwarteter Vorgang fehlt. Nicht jede Änderung ist auditrelevant. Protokolliert wird, was sicherheits- oder arbeitszeitrelevant ist.
• Die Integritätsprüfung meldet einen Bruch. Das ist kein Anzeigefehler, sondern ein Befund — dokumentieren und den Betreiber einschalten.
• Der Menüpunkt fehlt. Ohne das Einsichtsrecht wird er nicht angezeigt.

Weiterlesen

• Rechte und Rollen
• Anträge prüfen und freigeben — dort entstehen die Vorgänge der Kategorie Korrektur/Genehmigung.