Der Menüpunkt Kalender ist nicht der Kalender aus der Zeiterfassung. Der dort zeigt eine Person; dieser hier zeigt das ganze Team auf einer Fläche. Er ist das Werkzeug für die Frage vor jeder Urlaubsfreigabe: Wer ist in dieser Woche sonst noch weg?
Zwei Ansichten
Jahreskalender zeigt alle zwölf Monate untereinander. In jedem Tag stehen die Kürzel der abwesenden Personen — „AB“ für Anna Bauer, „TF“ für Tom Fischer —, die Farbe nennt die Art. Häufungen sieht man dadurch sofort: Stehen an einem Tag vier Kürzel, ist die Woche dicht.
Plantafel zeigt dieselben Daten als Balkenplan — eine Zeile je Person. Diese Ansicht beantwortet die andere Hälfte der Frage: nicht „wer ist an diesem Tag weg“, sondern „wie liegt das Jahr dieser Person“.
Die Kopfleiste: Urlaubsstände
Über dem Kalender steht je Person der Urlaubsstand, etwa „Anna Bauer · Urlaub 3/28“ — drei genommene von 28 Tagen. Der Link Übersicht daneben springt in den persönlichen Status dieser Person. Damit haben Sie beim Freigeben eines Antrags beide Angaben vor Augen: wer sonst noch weg ist und wie viel Urlaub die Person überhaupt noch hat.
Mit ‹ und › wechseln Sie das Jahr.
Die Legende
Unter dem Kalender stehen alle Arten mit ihrer Farbe: Urlaub, Krank, Krank (Krankengeld), Krank (unbez.), Krank Kind, Krank Kind (unbez.), Fortbildung, Berufsschule, Zeitausgleich, Sonderurlaub, Sonderurlaub unbez., Ersatzdienst, Mutterschutz, Quarantäne, HomeOffice und Außer Haus.
Dass Home-Office und Arbeit außer Haus mit auftauchen, ist kein Fehler: Es sind keine Abwesenheiten im Sinne von „arbeitet nicht“, aber sehr wohl im Sinne von „ist nicht im Betrieb“ — und genau das will man auf einer Plantafel sehen.
Abwesenheit eintragen — für eine Person oder das halbe Haus
Der Knopf Abwesenheit eintragen öffnet den Dialog; dasselbe erreichen Sie, indem Sie im Kalender mit der Maus über einen Zeitraum ziehen.
- Von und Bis — Tag und Monat.
- Art — die volle Liste, mit ausgeschriebener Wirkung: „Urlaub (vom Resturlaub abgezogen)“ und „Sonderurlaub (bezahlt, kein Abzug)“ sagen direkt im Auswahlfeld, was mit dem Urlaubskonto passiert.
- Bezeichnung — ein Kommentar, etwa „Betriebsurlaub Weihnachten“.
- Mitarbeiter — Mehrfachauswahl, mit Alle und Keine als Abkürzung.
Die Regel für mehrere Personen
Bei einer Person lässt sich jede Art eintragen. Sind mehrere gewählt, ist die Auswahl auf Betriebsurlaub beschränkt — also Urlaub und Sonderurlaub. Das ist eine sinnvolle Bremse: Fünf Leute gleichzeitig krankzumelden ist praktisch immer ein Versehen, fünf Leute in den Betriebsurlaub zu schicken der Normalfall.
Zwei weitere Regeln arbeiten still im Hintergrund:
- Wochenenden und Feiertage werden übersprungen. Sie können ruhig über den ganzen Block ziehen.
- Bereits vorhandene Einträge bleiben unberührt. Wer an einem Tag schon krank gemeldet ist, bekommt keinen Betriebsurlaub übergebügelt.
Was Mitarbeitende hier sehen
Der Kalender ist für alle sichtbar — reguläre Mitarbeitende allerdings nur lesend, und fremde Abwesenheiten erscheinen anonymisiert als „Abwesend“ ohne Namen und ohne Art. Das ist Absicht: Für die Planung reicht die Information, dass jemand weg ist; dass ein Kollege in Quarantäne oder in Mutterschutz ist, geht niemanden außer der Verwaltung etwas an.
Wer seinen eigenen Urlaub beantragen will, tut das am bequemsten über den Jahreskalender in der Zeiterfassung.
Typische Stolpersteine
- Die Art lässt sich nicht wählen. Dann sind mehrere Personen markiert — die Liste ist dann auf Betriebsurlaub beschränkt.
- Ein Eintrag fehlt nach dem Speichern. Er lag auf einem Wochenende oder Feiertag, oder der Tag war schon belegt.
- Ein Kollege sieht nur „Abwesend“. Kein Fehler, sondern Datenschutz.
- Urlaub eingetragen, Urlaubsstand ändert sich nicht. Von der Verwaltung eingetragene Abwesenheiten gelten sofort; ein Antrag aus der Mitarbeitersicht dagegen erst nach der Freigabe.
Weiterlesen
- Der Jahreskalender in der Zeiterfassung — für die eigene Person.
- Anträge prüfen und freigeben
- Das Arbeitszeitkonto — dort entsteht der Zeitausgleich, der hier als Eintrag auftaucht.