Der Produktivitätskompass beantwortet eine einzige Frage — aber die richtige: Wie viel von der bezahlten Zeit lässt sich an Kunden weitergeben? Nicht „wie fleißig ist jemand“, sondern wie viel Kapazität tatsächlich in Aufträge fließt.
Die Rechnung in einem Satz
Die Oberfläche sagt es selbst: Produktivität = Anteil abrechenbarer Zeit an der Gesamtzeit. Alles wird einer von drei Klassen zugeordnet:
| Klasse | Was hineinfällt |
|---|---|
| Abrechenbar | Arbeit auf einem Projekt, das als abrechenbar markiert ist. |
| Nicht abrechenbar | Arbeit ohne Projekt, Arbeit auf internen Projekten — und Anfahrt. |
| Abwesend | Urlaub, Krankheit, Feiertag, Schulung. |
Damit ist auch klar, wo die Zahl herkommt und wo man sie beeinflusst: am Haken „Projekt ist beim Kunden abrechenbar“ in den Projektstammdaten. Ist er bei einem Kundenprojekt vergessen, wandert dessen Zeit in „nicht abrechenbar“ und die Quote sinkt — ohne dass sich an der Arbeit etwas geändert hätte.
Was die Ansicht zeigt
Oben der Jahreswert als große Prozentzahl, daneben die Stunden je Klasse und die Gesamtsumme. Darunter eine Zeile je Monat mit einem Verteilungsbalken, den drei Stundenwerten und der Produktivität in Prozent. Künftige Monate bleiben leer und füllen sich von selbst.
Mit ‹ und › wechseln Sie das Jahr — der Vergleich zum Vorjahr ist meist aufschlussreicher als der absolute Wert.
Filtern
Zwei Auswahlfelder: Mitarbeiter und Projekt. Damit lassen sich drei nützliche Fragen stellen:
- Alle Mitarbeiter, alle Projekte — die Quote des Betriebs.
- Eine Person, alle Projekte — wie viel Kundenarbeit steckt in ihrer Zeit? Vorsicht bei der Deutung, siehe unten.
- Alle Mitarbeiter, ein Projekt — wie viel Nebenzeit hängt an diesem Auftrag?
🖨 Export gibt die Ansicht heraus, 📊 Auswertung wechselt mit denselben Filtern in die Projektauswertung.
Wie man die Zahl liest — und wie nicht
Ein paar Sätze, die Streit ersparen:
- 100 % sind weder erreichbar noch erstrebenswert. Angebote schreiben, Werkstatt aufräumen, Fortbildung — das ist Arbeit, nur eben nicht abrechenbare. Ein Betrieb ohne interne Zeit hat kein Produktivitätsproblem, sondern ein Erfassungsproblem.
- Abwesenheit senkt die Quote rechnerisch, weil sie in der Gesamtzeit steckt. Ein Monat mit Betriebsurlaub sieht deshalb schlechter aus, ohne dass jemand langsamer gearbeitet hätte. Der Blick auf die Stundenwerte daneben relativiert das sofort.
- Anfahrt zählt als nicht abrechenbar — auch dann, wenn sie dem Kunden berechnet wird. Wer viele Fahrten hat, hat strukturell eine niedrigere Quote als das Büro nebenan.
- Als Kennzahl für einzelne Personen taugt sie nur bedingt. Wer den Innendienst macht, kann keine hohe Quote haben. Sinnvoll ist der Vergleich über die Zeit, nicht der Vergleich zwischen Menschen.
Die Quote verbessern — in dieser Reihenfolge
- Zuordnung prüfen. Ist bei allen Kundenprojekten „abrechenbar“ gesetzt?
- Zeiten ohne Projekt aufspüren. Die Kachel „ohne Projekt“ auf der Übersicht nennt die Zahl; die Projektauswertung zeigt, wo sie liegen.
- Erst dann über Abläufe reden. Eine Kennzahl aus unvollständigen Daten ist keine Grundlage für ein Gespräch.
Typische Stolpersteine
- Die Quote bricht in einem Monat ein. Meist Urlaub oder Krankheit — die Spalte „Abwesend“ daneben beantwortet es.
- Ein ganzes Projekt fehlt in „abrechenbar“. Haken im Projekt vergessen.
- Die Zahl weicht von der Übersicht ab. Der Balken auf der Übersicht zeigt den laufenden Monat, der Kompass das Jahr.
- Kein Zugriff. Der Kompass hängt am Recht „Produktivitätskompass sehen“ — siehe Rechte und Rollen.
Weiterlesen
- Die Projektauswertung — dieselben Stunden, andere Frage.
- Projekte verwalten — wo „abrechenbar“ entschieden wird.