Projekte sind in Synergy Time mehr als eine Sortierhilfe. Am Projekt hängen die Abrechnungsart, der Empfänger des Leistungsnachweises und die Frage, ob Zeit als abrechenbar zählt. Wer ein Projekt sauber anlegt, spart sich den Rest des Monats Rückfragen.
Die Liste
Jede Kachel zeigt Name, Status (aktiv/archiviert), Adresse der Baustelle, die zugewiesenen Mitarbeitenden und die bisher erfassten Stunden. Vier Knöpfe je Kachel:
- Bearbeiten — der Editor, siehe unten.
- Archivieren — das Projekt verlässt die aktive Liste, bleibt aber mit allen Zeiten erhalten. Über „Archivierte anzeigen“ kommt es zurück.
- 📊 Auswertung — springt in die Projektauswertung dieses Projekts.
- 🧭 Kompass — springt in die Produktivität.
Über der Liste steht der wichtigste Satz: Angelegte Projekte stehen den Mitarbeitern sofort in der Zeiterfassung zur Auswahl. Genauer: allen, die dem Projekt zugewiesen sind.
Der Editor
Eckdaten
Projektname (Pflicht), Adresse / Baustelle, Startdatum und Enddatum. Das Enddatum ist optional — leer bedeutet ein Jahr Laufzeit. Aus der Laufzeit speist sich die Uhr in der Übersicht: Der Abschnitt „Projekte vor Ablauf“ warnt drei Monate vor dem Ende.
📤 Leistungsnachweis-Versand
- Empfänger (Auftraggeber) — die Hauptadresse.
- CC (in Kopie) — beliebig viele weitere, etwa das Firmenpostfach oder die Buchhaltung.
Versendet wird, sobald hier oder im CC mindestens eine Adresse steht. Fehlt beides, bleibt der Knopf „Versenden“ in der Nachweis-Liste wirkungslos — genau das ist die häufigste Ursache, wenn der Versand „nichts tut“.
Dazu der Schalter „Anfahrt dem Kunden berechnen“. Standardmäßig ist Anfahrt bezahlte Nicht-Arbeitszeit und erscheint nicht auf dem Leistungsnachweis. Nur einschalten, wenn die Anfahrt vertraglich dem Auftraggeber berechnet wird — es ist eine Vertragsfrage, keine Einstellungsfrage.
💰 Abrechnung Leistungsnachweis
Die Abrechnungsart kennt vier Werte:
- Standard (aus Vorlage) — es gilt, was in der Nachweis-Vorlage eingestellt ist.
- Stundensatz — der Nachweis rechnet in Stunden.
- Tagessatz — der Nachweis rechnet in Tagen.
- Pauschal.
Bei Tagessatz kommen zwei Felder dazu: Stunden je Tagessatz als Spanne („8 bis 10 Std = 1 Tag“) und ein optionaler Tagessatz in €.
Die Rechenregel steht im Editor und lohnt das Lesen: In der Spanne = 1,0 Tag · darunter anteilig (Std ÷ von) · darüber anteilig mehr — gerundet in Viertel-Tagen (0,25; angefangene Arbeit mindestens 0,25). Acht bis zehn Stunden sind also ein voller Tag, vier Stunden ein halber, und zwei Personen an einem Tag ergeben entsprechend mehr als 1,0.
Der €-Satz wird nur in der internen Projektauswertung verwendet — er erscheint nicht auf dem Nachweis für den Kunden.
Schließlich der Haken „Projekt ist beim Kunden abrechenbar“. Er entscheidet, ob Zeit auf diesem Projekt im Produktivitätskompass als abrechenbar zählt. Interne Projekte — Büro, Werkstatt, Fortbildung — bekommen ihn nicht. Von diesem einen Haken hängt die Aussagekraft der gesamten Produktivitätsauswertung ab.
👥 Zugewiesene Mitarbeiter
Wer hier steht, bucht auf das Projekt und erhält je einen Leistungsnachweis. Beides in einem Satz — und beides zu bedenken, bevor man großzügig zuweist.
Ein neues Projekt in fünf Minuten
- + Neues Projekt, Name und Adresse eintragen.
- Start- und Enddatum setzen — lieber ein realistisches Ende als gar keines.
- Empfängeradresse des Auftraggebers eintragen, Firmenpostfach ins CC.
- Abrechnungsart nach Vertrag wählen; bei Tagessatz die Spanne eintragen.
- „Abrechenbar“ setzen (oder bewusst weglassen), Mitarbeitende zuweisen, speichern.
Typische Stolpersteine
- Der Versand tut nichts. Kein Empfänger und kein CC hinterlegt.
- Die Produktivität sieht schlecht aus. Prüfen Sie, ob bei den Kundenprojekten der Haken „abrechenbar“ gesetzt ist.
- Der Tagessatz überrascht. Die Spanne ist entscheidend: Wer „8 bis 10“ einträgt, bekommt für 9 Stunden 1,0 Tag — nicht 1,125.
- Jemand kann nicht auf das Projekt buchen. Zuweisung fehlt — hier oder in der Personalliste.
- Das Projekt ist abgelaufen, wird aber noch bebucht. Die Laufzeit ist eine Erinnerung, keine Sperre. Verlängern Sie das Enddatum.