Wer in Synergy Time was darf, hängt nicht am Rang, sondern an einer Tabelle: Rollen als Spalten, Funktionen als Zeilen, Haken dazwischen. Sie finden sie unter Rechte in der linken Leiste.
Die achtzehn Rechte
Die Matrix ist in fünf Gruppen geordnet:
| Gruppe | Rechte |
|---|---|
| Zeiterfassung | Zeiten aller Mitarbeiter sehen & genehmigen |
| Auswertung | Produktivitätskompass sehen · Projektumsätze (€) sehen · Export (PDF/Excel/DATEV) nutzen · Leistungsnachweise erstellen & senden |
| Verwaltung | Mitarbeiter anlegen & verwalten · „Ansicht als Mitarbeiter“ (Auge) · HR: Urlaub, Überstunden & Salden verwalten · E-Mail bei neuem Abwesenheitsantrag · Logins/Zugänge anlegen & verwalten · Projekte anlegen & verwalten · Datenimport (TimeTac/CSV) |
| Firma | Firmen-Einstellungen ändern · Abo & Abrechnung verwalten · Rechtematrix bearbeiten |
| Audit | Audit-Protokoll einsehen · Audit-Protokoll exportieren · Audit-Integrität prüfen |
Zwei Rechte lohnen einen zweiten Blick, weil sie mehr bewirken, als ihr Name verrät:
- „Zeiten aller Mitarbeiter sehen & genehmigen“ ist das Tor zur ganzen Belegschaft: Wer es hat, sieht fremde Zeiten mit Namen — und darf Anträge entscheiden.
- „Projektumsätze (€) sehen“ trennt die Zeit- von der Geldsicht. Eine Bauleitung braucht meist die Stunden, aber nicht die Marge.
Die Standardbelegung
Im Auslieferungszustand gilt:
| Rolle | hat standardmäßig |
|---|---|
| Admin (Chef) und Service-Admin | alles, nicht abwählbar |
| Buchhaltung | genehmigen, Kompass, Export, Leistungsnachweise, Mitarbeiter, HR, Logins, Firmen-Einstellungen, Abo & Abrechnung, Umsätze |
| Personalabteilung | genehmigen, Kompass, Leistungsnachweise, Mitarbeiter, HR — und als Einzige die E-Mail bei neuem Abwesenheitsantrag |
| Führungskraft und Bauleiter | genehmigen und Kompass |
| Mitarbeiter | keine Zusatzrechte — die eigenen Daten sieht jede und jeder ohnehin |
Was Sie ändern können
- Haken setzen und entfernen — je Rolle und Recht.
- Rollen umbenennen — direkt im Feld in der Spaltenüberschrift. Wer „Bauleiter“ lieber „Polier“ nennt, tut das hier.
- ＋ Rolle — eigene Rollen anlegen, etwa „Werkstattleitung“.
- ✕ löschen — eine Standardrolle ausblenden, wenn Ihr Betrieb sie nicht braucht.
- Auf Standard zurücksetzen — der Weg zurück, wenn man sich verrannt hat.
Geschützt sind Admin, Service-Admin und Mitarbeiter: Sie lassen sich weder löschen noch ausblenden. Die Admin-Spalte ist zusätzlich nicht abwählbar — damit sich niemand aussperren kann. Das ist keine Kleinigkeit: Ohne diese Sperre ließe sich mit zwei Klicks ein Betrieb erzeugen, in dem niemand mehr Rechte vergeben darf.
Was bewusst nicht einstellbar ist
Zwei Dinge bleiben laut Oberfläche „Chefsache“ und stehen in keiner Zeile der Matrix:
- Mitarbeiter endgültig löschen
- Rollen und Passwörter anderer Zugänge ändern
Beides sind Handlungen, mit denen sich Spuren verwischen ließen. Sie bleiben deshalb bei Admin und Service-Admin.
Wann Änderungen greifen
Geänderte Rechte gelten sofort — die Menüs der Betroffenen aktualisieren sich allerdings erst beim nächsten Neuladen. Wer jemandem gerade ein Recht gegeben hat und am Telefon hört „da ist nichts“, lässt die Seite einmal neu laden.
Nicht vergessen: Speichern. Die Matrix ist ein Formular, kein Schalter.
Rechte zuweisen — der zweite Schritt
Die Matrix legt fest, was eine Rolle darf. Welche Rolle eine Person hat, entscheiden Sie im Reiter „Rechte & Zugang“ ihrer Personalakte — siehe Mitarbeiterdaten pflegen. Ohne Login gibt es keine Rolle; ohne E-Mail keinen Login.
Eine Empfehlung zum Zuschnitt
Fangen Sie mit den Standardrollen an und ändern Sie erst, wenn etwas konkret fehlt. Zwei Muster, die sich in der Praxis bewähren:
- Bauleitung ohne Geld: genehmigen und Kompass ja, „Projektumsätze (€) sehen“ nein.
- Büro mit Abrechnung: Buchhaltung wie im Standard, aber ohne „Mitarbeiter anlegen & verwalten“, wenn das Personal woanders gepflegt wird.
Typische Stolpersteine
- Ein Menüpunkt fehlt trotz Recht. Seite neu laden.
- Die Änderung ist nach dem Wechsel weg. „Speichern“ vergessen.
- Eine Rolle lässt sich nicht löschen. Admin, Service-Admin und Mitarbeiter sind geschützt.
- Jemand sieht die Aufgabenliste der Übersicht nicht, obwohl er genehmigen darf. Dieser Abschnitt hängt an der Rolle (Admin, Service-Admin, Personalabteilung), nicht am Genehmigungsrecht — Führungskräfte und Bauleiter genehmigen über die Zeiterfassung.
Weiterlesen
- Mitarbeiterdaten pflegen
- Die Übersicht — wo sich Rechte am sichtbarsten auswirken.