Wer von einem anderen Zeiterfassungssystem kommt, will nicht bei null anfangen. Der Zeit-Import übernimmt Bestandsdaten aus TimeTac und vergleichbaren Systemen — als CSV, Excel oder XML, wenn nötig alle Monatsdateien auf einmal.
Drei Formate, automatisch erkannt
| Format | Was drinsteht |
|---|---|
| Buchungs-Export | Mehrere Mitarbeitende und Projekte in einer Datei. Spalten: Mitarbeiter, Hauptprojekt, Mutterprojekt, Aufgabenname, Datum, Start, Ende, Dauer. |
| Tages-Zeitkonto / Stundenabrechnung | Eine Person je Datei. Spalten W, Datum, K, G, P, Pausen, AZ … Urlaub, Feiertag und Krankheit werden als Ganztage übernommen. Die Person wählen Sie im nächsten Schritt; bei Excel ist sie aus der Datei vorbelegt. |
| Abwesenheitskalender / Jahreskalender | Eine Person je Datei, Monatsmatrix mit den Kürzeln UT · KT · FT · ZA · HO. Nur dieser Export enthält künftige Abwesenheiten und Zeitausgleich. |
Beim Jahreskalender gibt es zwei Besonderheiten, die die Seite offen benennt: Die Datei nennt weder Jahr noch Namen — das Jahr wird aus den Feiertagen erschlossen (und lässt sich im nächsten Schritt prüfen), die Person wählen Sie dort. Und: Stunden gibt es im Kalender nicht. Gebucht wird das Tagessoll der Person; Wochenenden und freie Tage fallen weg.
So läuft ein Import ab
- Dateien wählen oder hierher ziehen — beliebig viele, auch gemischt. Zum Beispiel alle zwölf Monatsdateien einer Firma auf einmal.
- Zuordnen. Mitarbeitende, Projekte und Kategorien werden über alle Dateien hinweg gemeinsam zugeordnet — Sie ordnen „Müller, Hans“ also einmal zu, nicht zwölfmal.
- Vorschau prüfen. Erst danach wird gespeichert.
Doppelte werden erkannt
Zwei Schutzmechanismen laufen automatisch:
- Innerhalb des Imports: Dieselbe Person, derselbe Tag, dieselbe Zeit in zwei Dateien wird nur einmal übernommen.
- Gegen den Bestand: Bereits vorhandene Buchungen überspringt der Import ebenfalls.
Sie können denselben Import also gefahrlos wiederholen, wenn er abgebrochen ist — es entstehen keine Dubletten.
Home-Office nachträglich kennzeichnen
Ein Sonderfall mit eigenem Werkzeug: Importe vor dem 12.08.2026 kannten keine Home-Office-Kategorie. Diese Tage liegen als normale Arbeit im Bestand.
Der Knopf Bestand durchsuchen findet sie am Projektnamen und an der Arbeitsnotiz. Stand die Information nur im Aufgabennamen der Quelldatei, ist sie in der Datenbank nicht mehr vorhanden — dann laden Sie die Datei erneut und wählen im Vorschau-Schritt „nur kennzeichnen“. Dabei entstehen keine neuen Buchungen, es werden nur bestehende Tage umetikettiert.
Vor dem Import — drei Dinge vorbereiten
- Mitarbeitende anlegen — sonst haben Sie beim Zuordnen nichts zum Zuordnen. Siehe Personalliste.
- Projekte anlegen — mindestens die, die in den Daten vorkommen. Siehe Projekte verwalten.
- Plattform-Start setzen — der Stichtag in den Einstellungen entscheidet, ab wann Soll und Überstunden gezählt werden. Wer ein Jahr Historie importiert, will meist nicht, dass rückwirkend Salden entstehen.
Typische Stolpersteine
- Das Format wird nicht erkannt. Prüfen Sie die Spaltenüberschriften gegen die Liste oben — der Import erkennt am Aufbau, nicht am Dateinamen.
- Nach dem Import stehen überall Überstunden. Der Plattform-Start liegt zu früh. Er lässt sich nachträglich setzen.
- Der Jahreskalender bringt keine Stunden. Richtig so — er enthält keine. Für Stunden brauchen Sie den Buchungs-Export oder das Tages-Zeitkonto.
- Ein Projekt fehlt in der Zuordnung. Zuerst anlegen, dann den Import wiederholen; Dubletten entstehen dabei nicht.
- Kein Zugriff auf die Seite. Der Import hängt am Recht „Datenimport (TimeTac/CSV)“ — siehe Rechte und Rollen.
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- Export & DATEV — der Weg hinaus.
- Einstellungen — Plattform-Start und Feiertage.