Am Monatsende braucht die Lohnbuchhaltung Zahlen — nicht Ihre Oberfläche. Unter Export & DATEV erzeugen Sie in drei Klicks die Datei, die Ihre Steuerberatung erwartet: als PDF, als Excel oder als DATEV-Datei.
Die Auswahl
Zwei Felder: Monat (mit Jahr) und Mitarbeiter — alle oder eine einzelne Person. Mehr braucht es nicht; alles Weitere ergibt sich aus den erfassten Zeiten.
Die Vorschau lesen
Die Tabelle zeigt je Person eine Zeile und je Kategorie eine Spalte: Arbeit, Büro, Home-Office, Außer Haus, Anfahrt, Schulung, Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub (bezahlt und unbezahlt), Ersatzdienst, Mutterschutz, Quarantäne, Krank in allen Varianten, Feiertag und Pause.
Das wirkt üppig, ist aber genau die Aufteilung, die eine Lohnabrechnung braucht: Bezahlte und unbezahlte Abwesenheit, Krankengeldfälle und Zeitausgleich werden unterschiedlich behandelt — und stehen deshalb getrennt.
Unter der Tabelle steht der Hinweis, der Rückfragen erspart: Anzeige als Std:Min, im Excel- und DATEV-Export zusätzlich als Dezimalstunden (Industriezeit). Auf dem Bildschirm also 88:30, in der Datei zusätzlich 88,5 — Lohnprogramme rechnen mit Letzterem.
Die drei Ausgaben
- PDF-Stundennachweis — zum Ablegen, Unterschreiben oder Mitgeben. Die menschenlesbare Fassung.
- Excel (.xlsx) — zum Weiterrechnen, mit Dezimalstunden. Der Universalweg, wenn Ihre Steuerberatung kein DATEV nutzt oder ein eigenes Muster hat.
- DATEV-Datei — der direkte Weg in die Lohnbuchhaltung.
DATEV einrichten
Der Knopf DATEV-Datei ist zunächst inaktiv. Die Seite sagt, warum: Er wird aktiv, sobald unter „DATEV-Einstellungen“ Berater- und Mandantennummer hinterlegt sind und „Wir nutzen DATEV“ gewählt ist.
Beide Nummern bekommen Sie von Ihrer Steuerberatung — die Beraternummer identifiziert die Kanzlei, die Mandantennummer Ihren Betrieb bei ihr. Ohne DATEV nutzen Sie einfach PDF oder Excel; das ist kein Notbehelf, sondern für viele Kanzleien der übliche Weg.
Ein sinnvoller Ablauf zum Monatsende
- Lücken schließen. Der Abschnitt „Fehlende Zeiterfassung“ auf der Übersicht nennt die Namen.
- Anträge entscheiden. Was noch wartet, ist noch nicht gültig — siehe Anträge prüfen und freigeben.
- Monat prüfen. Die Monatsübersicht zeigt jeden Tag einzeln.
- Exportieren. Erst jetzt — ein Export vor der Freigabe erzeugt Zahlen, die sich noch ändern.
Was hier nicht herauskommt
Der Export liefert Zeiten für die Lohnabrechnung, keine Kundenrechnung. Was der Auftraggeber bekommt, entsteht im Leistungsnachweis; die interne Umsatzsicht steht in der Projektauswertung. Drei Ausgaben, drei Empfänger — sie zu verwechseln ist der häufigste Fehler im Monatsabschluss.
Typische Stolpersteine
- Der DATEV-Knopf bleibt grau. Berater- oder Mandantennummer fehlt, oder „Wir nutzen DATEV“ ist nicht gesetzt.
- Die Stunden wirken zu niedrig. Prüfen Sie, ob der Monat vollständig erfasst und freigegeben ist.
- Das Lohnprogramm rechnet falsch. Vermutlich wurden Std:Min statt Dezimalstunden übernommen — die Dateien enthalten beides.
- Kein Zugriff. Der Export hängt am Recht „Export (PDF/Excel/DATEV) nutzen“ — siehe Rechte und Rollen.
Weiterlesen
- Der Zeit-Import — der Weg hinein.
- Den Leistungsnachweis erstellen