Bevor irgendetwas erfasst wird, braucht es einen Zugang. Dieser Artikel erklärt den Weg hinein: sich registrieren, sich anmelden, ein vergessenes Passwort zurücksetzen — und was zu tun ist, wenn die Bestätigungsmail nicht ankommt.
Registrieren — einmal je Betrieb
Der wichtigste Satz steht über dem Formular: Hier registriert sich die Geschäftsführung / Inhaber:in. Mitarbeiter werden anschließend von Ihnen eingeladen.
Mitarbeitende registrieren sich also nicht selbst. Wer das versucht, legt einen zweiten, leeren Betrieb an — der häufigste Fehlstart überhaupt. Der richtige Weg für Mitarbeitende steht weiter unten.
Die Registrierung fragt Firmenname, Ihren Namen, E-Mail und ein Passwort (mindestens 8 Zeichen). Danach legen Sie unter Mitarbeiter Ihr Team an.
Anmelden
Der Login ist immer die E-Mail-Adresse, die in der Personalakte hinterlegt ist. Es gibt keinen separaten Benutzernamen. Unter dem Formular stehen zwei Links, die beide ihren Zweck haben:
- Passwort vergessen? — schickt einen Link zum Zurücksetzen an die hinterlegte Adresse.
- Bestätigungs-Mail erneut — für den Fall, dass die erste Mail nach der Anlage nie ankam oder im Spam gelandet ist.
Am Fuß steht „Hosting in Deutschland · DSGVO-konform“ — eine Angabe, nach der in Betrieben mit Betriebsrat regelmäßig gefragt wird.
Wie Mitarbeitende ihren Zugang bekommen
Der Weg läuft über die Verwaltung, nicht über die Anmeldeseite:
- Die Verwaltung legt die Person unter Mitarbeiter an und trägt eine E-Mail ein.
- Beim Speichern entsteht automatisch ein Zugang mit der Rolle „Mitarbeiter“.
- Die Person erhält eine Mail, setzt ihr Passwort und meldet sich an.
Ohne E-Mail entsteht ein Personaldatensatz ohne Zugang. Das ist zulässig — Zeiten kann die Verwaltung dann für diese Person eintragen —, aber „Passwort vergessen“ und Erinnerungsmails funktionieren nicht.
Passwort zurücksetzen
- Auf „Passwort vergessen?“ klicken und die E-Mail-Adresse eingeben.
- Den Link aus der Mail öffnen und ein neues Passwort vergeben.
- Anmelden.
Kommt keine Mail an, sind das die drei üblichen Ursachen: falsche Adresse, Spam-Ordner — oder der Zugang existiert gar nicht, weil in der Personalakte keine E-Mail steht. Das klärt die Verwaltung in zehn Sekunden.
Wer sein Passwort kennt und nur ändern will, tut das bequemer unter Mein Profil.
Ohne Anmeldung hineinschauen
Auf synergy-time.de gibt es eine öffentliche Live-Demo mit einem Beispielbetrieb. Sie ist ohne Anmeldung erreichbar, enthält Beispieldaten und ist schreibgeschützt — Sie können jede Ansicht öffnen, ohne etwas kaputtzumachen. Sämtliche Abbildungen in diesem Handbuch stammen von dort.
Typische Stolpersteine
- Zwei Betriebe angelegt. Jemand hat sich statt eingeladen zu werden selbst registriert. Der falsche Betrieb bleibt leer; melden Sie sich beim Betreiber, statt Daten hin- und herzuschieben.
- „E-Mail oder Passwort falsch“. Zuerst die Adresse prüfen — es ist die aus der Personalakte, nicht zwingend die private.
- Keine Mail bekommen. „Bestätigungs-Mail erneut“ nutzen; danach den Spam-Ordner prüfen.
- Passwort geändert, andere Geräte melden sich ab. Normal — dort neu anmelden.
Weiterlesen
- Der Schulungsmodus — üben, ohne etwas zu speichern.
- Die Übersicht — die erste Seite nach der Anmeldung.
- Mein Profil