Rechnen Sie mit zwei Minuten je Person. Bei zehn Leuten sind Sie also in einer knappen halben Stunde durch — und danach nie wieder.
Die E-Mail ist der Zugang
Tragen Sie eine E-Mail ein, entsteht beim Speichern automatisch ein Login mit der Rolle „Mitarbeiter“. Ohne E-Mail bekommen Sie einen Personaldatensatz ohne Zugang — zulässig für Aushilfen, aber dann funktionieren weder „Passwort vergessen“ noch Erinnerungen.
Die Falle beim Urlaub
Im Reiter Urlaubsanspruch gibt es zwei Felder, und das zweite gewinnt: Ist ein Resturlaub-Startsaldo gesetzt, gilt dieser — er wird nicht zusätzlich anteilig gekürzt.
Wenn Sie mitten im Jahr umsteigen, tragen Sie also den Reststand ein, nicht den Jahresanspruch. Sonst hat Ihre Belegschaft im Juli plötzlich wieder dreißig freie Tage.
Die Falle beim Soll
Für Vollzeit reichen die Wochenstunden. Bei Teilzeit schalten Sie „Wochentags-Soll verwenden“ ein und tragen die Stunden je Wochentag ein — wer an drei Tagen arbeitet, bekommt sonst an fünf Tagen ein Soll und steht dauerhaft im Minus.
Vorhandene Überstunden kommen als Überstunden-Startsaldo hinein. Das ist die einzige Stelle, an der Altbestand ins Konto fließt.
Später, nicht jetzt: Vergütung, Notfallkontakt, Vorgesetzte, Organigramm. Das können Sie jederzeit nachtragen — für den Betrieb der Zeiterfassung braucht es nichts davon.
Alle Felder im Einzelnen: Mitarbeiterdaten pflegen.