Die Personalliste ist die Schaltzentrale der Verwaltung. Sie zeigt nicht nur, wer im Betrieb ist, sondern auch, was gerade ansteht: offene Anträge ganz oben, der Stand der Leistungsnachweise darunter und dann je Person eine Karte mit Monatsstunden, Resturlaub und den üblichen Handgriffen.
Was oben steht
Offene Anträge
Dieselben Anträge wie im Prüfmodus und auf der Übersicht — hier mit ✓ Genehmigen und ✕ Ablehnen direkt in der Zeile. Praktisch, weil Sie ohnehin hier sind, wenn Sie mit Personaldaten arbeiten.
Leistungsnachweise des Vormonats
Eine Ampel in drei Zahlen: offen, in Arbeit, fertig — darunter namentlich, wer noch aussteht. Die Details stehen in Leistungsnachweise nachhalten.
Die Karte einer Person
Je Person eine Zeile, die sich aufklappen lässt. Darin:
- Der Kreis — Monatsstunden als Verhältnis Ist ÷ Soll. Ein Blick genügt, um zu sehen, wer hinterherhängt.
- Urlaub 25/28 — Resturlaub, also Jahresanspruch minus genommene Tage.
- 👁 — „Ansicht als Mitarbeiter“: zeigt die Plattform so, wie diese Person sie sieht. Unbezahlbar am Telefon, wenn jemand einen Knopf nicht findet.
- Übersicht — springt in den persönlichen Status dieser Person.
- ✎ Bearbeiten — öffnet den Editor mit den vier Reitern.
- Resturlaub — die schnelle Korrektur des Urlaubsstands, ohne den ganzen Editor zu öffnen.
- 🗃 Archivieren — die Person verlässt die aktive Liste.
Am Fuß der Liste steht die Rechenregel im Klartext: Kreis = Monatsstunden (Ist ÷ Soll). Resturlaub = Jahresanspruch − genommene Tage. Überstunden ab Plattform-Start/Eintritt (Startsaldo + Ist − Soll − abgerechnet). Wer je diskutieren muss, woher eine Zahl kommt, findet sie dort.
Projekte zuweisen
In jeder Karte steht ein Auswahlfeld „Projekt wählen …“ mit einem ＋. Damit ordnen Sie eine Person einem Projekt zu; Zuweisung entfernen macht es rückgängig. Beides wirkt sofort.
Die Zuordnung hat zwei Folgen, die man kennen sollte:
- Nur zugewiesene Projekte erscheinen für diese Person in der Zeiterfassung zur Auswahl.
- Je Zuordnung entsteht ein Leistungsnachweis pro Monat. Wer versehentlich fünf Projekte zuweist, erzeugt fünf Aufgaben im Monatsabschluss.
Korrekturen: Überstunden, Urlaub, Kranktage
In der Karte gibt es drei Korrekturfelder — für Überstunden, Urlaub und Kranktage. Sie sind für den Fall gedacht, dass die Wirklichkeit vor Synergy Time liegt: übernommene Salden, ein Urlaubstag aus dem alten System, eine Krankmeldung, die nie erfasst wurde.
Jede Korrektur wird protokolliert und erscheint bei der betroffenen Person unter „Bearbeitungen am Konto“ mit altem Wert, neuem Wert und Ihrem Namen. Das ist kein stiller Eingriff — und soll es auch nicht sein.
Neue Person anlegen
＋ Neuer Mitarbeiter öffnet denselben Editor. Der wichtigste Hinweis steht dort beim E-Mail-Feld: Dient zugleich als Login. Bei Neuanlage wird automatisch ein Zugang erzeugt. Eine E-Mail einzutragen heißt also, jemandem Zugang zu geben — ohne E-Mail entsteht ein Personaldatensatz ohne Login, was für Aushilfen sinnvoll sein kann, aber „Passwort vergessen“ und Erinnerungen unmöglich macht.
Archivieren statt löschen
Ausgeschiedene Mitarbeitende werden archiviert, nicht gelöscht — ihre Zeiten bleiben für Auswertungen, Nachweise und Aufbewahrungsfristen erhalten. Mit „Inaktive anzeigen“ holen Sie sie in die Liste zurück.
Endgültiges Löschen ist bewusst nicht über die Rechtematrix freigebbar; es bleibt Chefsache. Der saubere Weg für ein Ausscheiden ist ohnehin ein Austrittsdatum im Editor: Ab dem Folgetag verschwindet die Person aus Planung und Kalendern späterer Jahre, ohne dass Daten verloren gehen.
Typische Stolpersteine
- Jemand sieht sein Projekt nicht. Die Zuweisung fehlt — hier in der Karte nachholen.
- Zu viele offene Leistungsnachweise. Meist zu viele Projektzuweisungen. Alternativ lässt sich im Reiter „Rechte & Zugang“ einstellen, dass für diese Person gar kein Nachweis nötig ist.
- Der Kreis ist rot, obwohl die Person gearbeitet hat. Der Kreis rechnet Ist ÷ Soll des laufenden Monats — am Monatsanfang ist er immer niedrig.
- Ein Resturlaub stimmt nicht. Erst prüfen, ob ein Startsaldo hinterlegt ist; er ersetzt die Berechnung aus dem Jahresanspruch.