Die Wochenmatrix ist die Ansicht für den Freitagnachmittag. Sie beantwortet in einem Bild die Frage, die sich jede Woche stellt: Stimmt die Woche? Eine Zeile je Projekt, eine Spalte je Tag, darunter sechs Kacheln mit den Summen.
Die Tabelle
Jede Zeile steht für ein Projekt oder eine Kategorie, auf die in dieser Woche Zeit gebucht wurde — zum Beispiel „Elektroinstallation Neubau · Arbeit am Projekt“ oder „Urlaub“. Jede Spalte ist ein Tag; Wochenenden sind gelb, der heutige Tag grün hinterlegt. Rechts steht die Σ Woche, die Summe der Zeile.
Die unterste Zeile Σ Ist-Arbeit / Tag ist die wichtigste: Sie zeigt, was an diesem Tag tatsächlich gearbeitet wurde — Pausen abgezogen, parallel laufende Projekte nur einmal gezählt.
Wo nichts steht, steht ein +. Ein Klick darauf öffnet das Eingabefenster für genau diesen Tag und dieses Projekt — der schnellste Weg, eine vergessene Zeit nachzutragen. Rechts oben tut + Eintrag dasselbe ohne Vorbelegung.
Die sechs Summenkacheln
| Kachel | Was sie zeigt |
|---|---|
| Soll-Arbeit | Was diese Woche zu leisten war, nach Ihrem Arbeitszeitmodell. Darunter steht in Grün oder Rot der Saldo — also Ist minus Soll. Wochenende, Feiertag, Urlaub, Krankheit und Zeitausgleich erzeugen kein Soll und damit kein künstliches Minus. |
| Ist-Arbeit | Tatsächlich gearbeitet. Pausen sind abgezogen; überlappende Buchungen zählen einmal. |
| Abrechenbar | Der Anteil, der an Kunden weitergegeben werden kann. Hier werden parallele Projekte bewusst doppelt gerechnet: Wer eine Stunde lang zwei Baustellen betreut, verkauft zwei Stunden. Färbt sich die Kachel grün und trägt den Vermerk „parallel“, ist genau das passiert. |
| Anfahrt | Bezahlte Fahrtzeit der Woche — getrennt, weil sie aufs Zeitkonto zählt, aber nicht als Arbeit am Projekt. |
| Pausen | Summe der erfassten Pausen. Steht hier bei einer vollen Woche 0:00 h, fehlen sie vermutlich in der Erfassung. |
| Wartend | Anzahl der Einträge dieser Woche, die noch auf Freigabe warten. |
Warum „Ist“ und „Abrechenbar“ auseinanderlaufen dürfen
Die beiden Zahlen messen Verschiedenes und sind selten gleich:
- Ist-Arbeit fragt: Wie lange war diese Person tatsächlich bei der Arbeit? Zwei parallele Buchungen über dieselbe Stunde ergeben eine Stunde.
- Abrechenbar fragt: Wie viel Zeit lässt sich in Rechnung stellen? Dieselben zwei Buchungen ergeben zwei Stunden, weil beide Kunden eine Leistung erhalten haben.
Beide ziehen Pausen ab. Wer die Zahlen zur Lohnabrechnung braucht, nimmt Ist; wer sie zur Rechnungsstellung braucht, nimmt Abrechenbar.
Bewegen und Exportieren
← und → blättern wochenweise, Diese Woche springt zurück. Sie können auch Kalenderwoche und Jahr direkt eintippen — hilfreich, wenn im Gespräch mit der Buchhaltung eine KW-Nummer fällt. Der Zeitraum steht immer ausgeschrieben daneben.
Export (PDF) erzeugt die gezeigte Woche als druckfertiges Dokument — Tabelle, Summen, Name und Zeitraum. Das ist der übliche Wochennachweis für die Personalakte oder den Bauleiter.
Als Verwaltung
Mit dem Auswahlfeld „Mitarbeiter“ springen Sie durch die Belegschaft, ohne die Woche zu wechseln — nacheinander alle Mitarbeitenden durchzugehen, dauert damit weniger als eine Minute. Rechts oben zeigt der orange Knopf, wie viele Anträge offen sind, und führt in den Prüfmodus.
Mitarbeitende sehen dieselbe Matrix für sich selbst, ohne Auswahlfeld und ohne Antragszähler — den Export haben sie ebenfalls.
Typische Stolpersteine
- „Soll-Arbeit 40:00 h, Saldo −40:00 h“ bei laufender Woche. Das Soll gilt für die ganze Woche, das Ist zählt nur, was schon erfasst ist. Am Montagmorgen sieht jede Woche schlecht aus.
- Ein Projekt fehlt in der Tabelle. Zeilen entstehen aus Buchungen. Ohne Zeit auf dem Projekt gibt es keine Zeile — das ist kein Fehler, sondern der leere Zustand.
- Die Matrix zeigt keine Uhrzeiten. Absicht. Wann genau gearbeitet wurde, steht in der Wochenansicht des Kalenders.
- Pausen stehen auf 0:00 h. Dann sind sie nicht als eigene Einträge erfasst. Für die Dokumentation nach dem Arbeitszeitgesetz gehören sie hinein — siehe Zeiten eintragen.
Weiterlesen
- Die Monatsübersicht — dasselbe Prinzip für den ganzen Monat, mit Tagesliste.
- Die Zeiterfassung im Überblick