Der Jahreskalender ist die einzige Ansicht, in der Sie alle zwölf Monate gleichzeitig sehen. Er ist nicht für Stunden gemacht, sondern für Zeiträume: Urlaub planen, eine Krankheitswoche eintragen, prüfen, wie die Abwesenheiten übers Jahr verteilt liegen.
Was Sie sehen
Jeder Monat ist ein kleines Raster von Montag bis Sonntag. Farbig markiert sind die Tage mit einer Abwesenheit, jede Kategorie in ihrer eigenen Farbe:
- Urlaub — Magenta
- Krankheit — Rot (hellere Rottöne für Krankengeld, unbezahlt und Krankheit eines Kindes)
- Feiertag — Violett
- Schulung und Berufsschule — Indigo
- Zeitausgleich — Türkis
- Sonderurlaub — Rosa
Mit den Pfeilen ‹ und › neben der Jahreszahl wechseln Sie das Jahr — nützlich, um vor der Urlaubsplanung zu sehen, wie das Vorjahr lag.
Zeiträume eintragen: ziehen statt klicken
Die eigentliche Stärke steht als Hinweis über dem Kalender: Zeitraum mit der Maus über die Tage ziehen → Eintragen.
- Auf den ersten Tag des Zeitraums drücken und die Maustaste halten.
- Bis zum letzten Tag ziehen — die Auswahl wird markiert, auch über Monatsgrenzen hinweg.
- Loslassen. Das Eingabefenster öffnet sich, Von- und Bis-Datum sind bereits gefüllt.
- Kategorie wählen — meist „Abwesenheit ▸ Urlaub ▸ Regulärer Urlaub“ — und speichern.
Synergy Time legt daraufhin für jeden Werktag im gewählten Zeitraum einen Eintrag an. Wochenenden werden übersprungen, Feiertage verbrauchen keinen Urlaubstag. Aus drei Wochen Sommerurlaub wird so ein Vorgang statt fünfzehn.
Ein einzelner Klick auf einen Tag funktioniert genauso — dann ist nur dieser eine Tag vorbelegt.
Urlaub beantragen
Für Mitarbeitende ist das der bequemste Weg, Urlaub zu beantragen: Zeitraum ziehen, Kategorie „Regulärer Urlaub“, speichern. Der Eintrag steht danach auf „wartet auf Freigabe“ und erscheint bei der Verwaltung im Prüfmodus und auf deren Übersicht. Wie viele Urlaubstage Sie noch haben, zeigt der Urlaubsring auf Ihrer eigenen Übersicht.
Krankmeldungen sind anders: Sie brauchen keine Freigabe und gelten sofort, auch rückwirkend. Die Verwaltung sieht sie im Kalender.
Als Verwaltung
Mit der Mitarbeiterauswahl oben schalten Sie den Jahreskalender auf eine andere Person um — der schnellste Weg zu der Frage, die vor jeder Urlaubsfreigabe steht: Wer ist in dieser Woche sonst noch weg? Für die Planung mehrerer Personen nebeneinander gibt es zusätzlich den eigenen Menüpunkt Kalender in der linken Leiste.
Typische Stolpersteine
- Die Auswahl bricht ab. Beim Ziehen die Maustaste gedrückt halten; auf dem Touchscreen ist der Fingerdruck kurz zu halten, bevor Sie ziehen.
- Der Zeitraum enthält Wochenenden. Ruhig mitziehen — es entstehen nur Einträge an Werktagen.
- Es fehlen Arbeitsstunden im Jahreskalender. Er zeigt Abwesenheiten, keine Stunden. Zeiten stehen im Kalender, Summen in der Monatsübersicht.
- Ein Urlaubstag ist eingetragen, der Urlaubsstand ändert sich nicht. Solange der Antrag auf Freigabe wartet, ist er ein Antrag. Erst nach der Genehmigung zählt er als genommen.