Die Einstellungen sind kurz — und trotzdem die Seite mit der größten Hebelwirkung im ganzen Programm. Vier Blöcke, ein Speichern-Knopf. Zwei der Werte darin ändern rückwirkend, wie die Plattform rechnet.
Firmendaten
Firmenname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail und USt-IdNr. Diese Angaben erscheinen im Kopf von Auswertungen und stehen als Voreinstellung für den Leistungsnachweis zur Verfügung. Wer sie hier pflegt, muss sie in keiner Vorlage abtippen.
Feiertage: das Bundesland
Ein Auswahlfeld mit allen sechzehn Ländern und der Option „Bundesweit (nur bundeseinheitliche Feiertage)“. Es bestimmt, welche Feiertage im Kalender und in der Zeiterfassung markiert werden.
Das ist keine Kosmetik. An den Feiertagen hängt das Soll: Ein Feiertag erzeugt kein Soll, verbraucht keinen Urlaubstag und darf niemanden ins Minus bringen. Wer Fronleichnam in Bayern nicht markiert hat, produziert für die halbe Belegschaft acht Minusstunden — an einem Tag, an dem niemand arbeiten durfte.
Bei Betrieben mit Baustellen in mehreren Ländern gilt: Die Einstellung ist die Grundlage der Firma; einzelne abweichende Tage tragen Sie über die Kategorie Feiertag nach.
Feiertage nachtragen (8h)
Der Knopf darunter erledigt eine mühsame Handarbeit: Er trägt für alle Mitarbeitenden mit Einträgen die Feiertage des laufenden Jahres ein — je Bundesland, Montag bis Freitag, ab Plattform-Start, als 8-Stunden-Feiertag.
Der wichtige Teil steht dabei: fehlende ergänzen, vorhandene Tage bleiben unberührt. Sie können den Knopf also gefahrlos drücken, ohne bestehende Einträge zu überschreiben — typischerweise einmal nach der Einrichtung und einmal zum Jahreswechsel.
Zeitkonto: der Plattform-Start
Ein Stichtag mit großer Wirkung: Ab diesem Datum werden Soll und Überstunden gezählt. Davor zählt nur der Überstunden-Startsaldo je Mitarbeiter. Leer = ab Eintrittsdatum des Mitarbeiters.
Wozu das gut ist: Ohne Stichtag würde Synergy Time für jeden Tag seit dem Eintritt ein Soll bilden — auch für die Jahre, in denen der Betrieb noch mit Stundenzetteln gearbeitet hat. Der Plattform-Start zieht eine saubere Linie: Vorher zählt nur, was Sie als Startsaldo hinterlegen; ab hier rechnet die Plattform selbst.
Setzen Sie ihn vor dem ersten Import von Altdaten — sonst entstehen Salden für Zeiträume, die Sie nur zur Dokumentation übernommen haben.
Genehmigung: freie Rückwirkung
So viele Tage dürfen Mitarbeiter rückwirkend frei erfassen. Ältere Einträge gehen automatisch in die Freigabe. Der Auslieferungswert ist 2 Tage.
Die Wahl ist eine betriebliche Entscheidung, keine technische:
- 0 Tage — jeder Nachtrag ist genehmigungspflichtig. Streng, sauber dokumentiert, viel Arbeit für die Verwaltung.
- 2 Tage — der Standard: Wer Freitag vergisst, trägt Montag nach.
- 7 Tage — die ganze Woche frei. Bequem, aber die Grenze zwischen zeitnaher Erfassung und Rekonstruktion verwischt.
Was der Wert bewirkt und wie sich das für die Belegschaft anfühlt, steht in Zeiten eintragen und Anträge prüfen und freigeben. Krankmeldungen sind von der Frist ausgenommen — sie gelten immer sofort.
Die Reihenfolge bei der Einrichtung
- Firmendaten eintragen.
- Bundesland wählen — vor allem anderen, sonst stimmt kein Soll.
- Plattform-Start setzen — vor dem Import.
- Rückwirkungsfrist festlegen.
- Speichern, dann Feiertage nachtragen.
Typische Stolpersteine
- Überall Minusstunden an einem Feiertag. Falsches oder fehlendes Bundesland — korrigieren und „Feiertage nachtragen“ drücken.
- Nach dem Import stehen riesige Salden. Der Plattform-Start fehlt oder liegt zu früh.
- Die Belegschaft beschwert sich über ständige Anträge. Die Rückwirkungsfrist steht auf 0 oder 1.
- Gespeichert und nichts passiert. Feiertage werden nicht automatisch nachgetragen — das erledigt der Knopf.
- Kein Zugriff. Die Seite hängt am Recht „Firmen-Einstellungen ändern“ — siehe Rechte und Rollen.
Weiterlesen
- Mitarbeiterdaten pflegen — dort sitzt der Startsaldo je Person.
- Rechnungen & Abo